Microsoft Outlook richtig nutzen lernen

Das Empfangen und Versenden von E-Mails zählt zum beruflichen Alltag vieler Menschen. Die Software Microsoft Outlook kann aber viel mehr als das. Auf verschiedenen Wegen kann jeder sich die wichtigsten Funktionen aneignen – von zu Hause aus oder in speziellen Trainings.

Moderne E-Mail-Software ist aus dem Büro nicht wegzudenken. Zwar wird die E-Mail in agil arbeitenden Unternehmen durchaus auch durch andere Tools wie Messenger abgelöst, jedoch bestimmt sie nach wie vor die Kommunikation, zum Beispiel mit externen Dienstleistern, Kunden oder Geschäftspartnern.

Multifunktionalität

Dabei spielt die Wahl des passenden E-Mail-Programms die entscheidende Rolle. Microsoft Outlook zählt zu den bekanntesten. Nicht nur E-Mails können mit der Anwendung versendet werden, sondern auch SMS. Ebenso ist die Integration des Faxgerätes möglich.

Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Funktionen, die Nutzer sinnvoll einsetzen können, um ihre Effizienz zu steigern:

  • mobiler Zugriff auf den E-Mail-Account
  • Suchfunktion nach Inhalten, Stichworten, Sendern und Empfängern
  • das Versenden großer Anhänge über OneDrive
  • der Spam-Ordner
  • Alias-Adresse anlegen
  • die Möglichkeit, E-Mails in Ordnern zu sortieren
  • das Hervorheben wichtiger E-Mails
  • Signatur erstellen

Ungeübte Nutzer können bei den zahlreichen Optionen schnell den Überblick verlieren. Dabei kann Microsoft Outlook bei der Fülle der Informationen, die auf uns einprasseln, eine echte Arbeitserleichterung sein. Es lohnt sich folglich, sich mit den verschiedenen Funktionen auseinanderzusetzen.

Strukturiertes Online-Training

Erfahrungsgemäß hilft ein strukturiertes Online-Training dabei, Schritt für Schritt einzelne Funktionalitäten auszuprobieren und die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten zu erfassen. YouTube-Tutorials beantworten zwar gezielte Fragen. Ein interaktives und nachhaltiges Lernen bieten sie allerdings nicht.

Gerade für diejenigen, die mit Microsoft Outlook bislang wenig bis keine Erfahrungen haben, ist ein geführter Online-Kurs zu empfehlen. Dabei sollte auf einen hohen Praxisanteil geachtet werden. Theorie allein führt nicht zur gewünschten Sicherheit im Umgang mit dem Programm.

Microsoft Outlook im Intensiv-Training kennenlernen

Die Intensiv-Trainings zu Microsoft Outlook von Medienreich finden Inhouse oder aber in den bundesweiten Schulungsräumen statt. An drei Tagen werden zunächst die Grundlagen des Programms vermittelt, um anschließend fortgeschrittene Inhalte zu erarbeiten.

Geschult wird stets mit der aktuellsten Version der Software. Darüber hinaus ist Medienreich von Adobe, Autodesk und Corel als Trainingspartner zertifiziert. Ein weiterer Pluspunkt für Unternehmer: Der Anbieter gibt eine Investitionsgarantie.

Nachfolger mit im Boot

Sollte ein Teilnehmer des Kurses innerhalb von drei Monaten aus dem Unternehmen ausscheiden, kann der Nachfolger während der nächsten drei Monate kostenfrei das Training wiederholen.

Bild: © istock.com/Jelena Danilovic

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